Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, пользовательских данных в целях функционирования сайта. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.
OK

Без сбора подписей и волокиты: легко управляйте графиком отпусков на базе Битрикс24

Рассказываем, как упростить процесс планирования и согласования отпусков с помощью автоматизации
Составление графика отпусков — сложная и ответственная задача. Ошибки и неточности в планировании могут привести к конфликтам, падению выручки и проблемам с законодательством. А еще сбор заявлений, подписей и бесконечные напоминания сильно усложнят жизнь руководителям и HR-отделу, отвлекая от основных задач.

С помощью Битрикс24 составление графика отпусков становится простым и эффективным: заявление оформляется в пару кликов, а система сама заботится о том, чтобы все было правильно.

В статье разберем, как внедрить автоматизацию процесса планирования и согласования отпусков и почему это важно для бизнеса.
Бизнес-аналитик компании Dizlab
Константин Башкатов
Генеральный директор
Digital-интегратор Dizlab

Содержание

1. Чем автоматизация планирования отпусков полезна для бизнеса

Обычно HR-специалисты и руководители отделов просят сотрудников заполнить желаемые даты отпуска на год вперед, но на практике не все так гладко. У людей меняются планы, кому-то требуются срочные отгулы, многие пишут заявление на отпуск за несколько недель, невзирая на график.

От хаоса в отпусках страдают рабочие процессы: например, откладывается срок сдачи важного проекта или на смене оказывается недостаточно сотрудников.

График отпусков важен для эффективной работы отдела и компании в целом. Когда мы ставим перед командой цели, то учитываем, сколько человек будет задействовано в работе. Трудно держать в голове, кто и когда идет в отпуск, если все хранится на бумаге. Когда нет наглядности, составить рациональный график отпусков сложно — обязательно что-то уйдет из виду. Это влечет высокие риски: страдает качество и скорость выполнения задач.


Автоматизированные системы помогают составить график, учитывая все факторы: трудовой кодекс, сезонность, государственные праздники и количество «неотгулянных» дней. Еще в таких программах проще отслеживать пересечения отпусков и не допускать ситуации, когда половины отдела нет на рабочем месте.

— Дмитрий Тимашев, руководил отделом в компании Леруа Мерлен

2. Какие задачи в планировании и согласовании отпусков закрывает Битрикс24

Система позволяет легко и удобно планировать отпуск без бумажной волокиты и помогает кадровикам справиться с нестандартными ситуациями.

Итак, с помощью Битрикс24 можно:
  • Подать и согласовать заявление
    Сотрудник открывает карточку и заполняет даты желаемого отпуска. Руководителю приходит уведомление, после чего он должен отклонить или принять просьбу. При положительном решении сотрудник получает подтверждение и заполняет официальное заявление. Дальше заявление идет к бухгалтеру, который подтверждает отпуск и приступает к оформлению.
    Пошагово рассмотреть весь процесс оформления и согласования отпуска можно здесь.
  • Оформить документы
    Когда отпуск согласован, его необходимо оформить согласно законодательству и начислить выплаты. За этим следит бухгалтер. Битрикс24 поможет ему не забыть о задаче и отправит напоминания, а также подскажет, нужно ли выплачивать сотруднику отпускные или отдых оформлен за свой счет.
    Еще одно важное преимущество системы — интеграция с 1С. Согласованный отпуск сразу появится в программе, что значительно упростит оформление.
  • Оповестить коллег
    После того, как отпуск оформлен, в системе появится информация о том, что сотрудник в конкретный период недоступен. Когда кто-то захочет поставить задачу на отсутствующего коллегу, программа покажет, что он в отпуске.
    Чтобы избежать таких вот сюрпризов, в Битрикс24 можно настроить уведомления: корпоративная новостная лента будет отображать, кто сейчас в отпуске или собирается отдыхать в ближайшее время. Это помогает при планировании работы отделов и делегировании задач.
    Или можно отправить сообщение сразу в групповой чат. Тогда коллеги точно будут знать об отсутствии сотрудника.
  • Правильно подготовиться к отпуску
    Уходить в отпуск тоже нужно правильно. В Битрикс24 можно составить шаблонный чек-лист, который напомнит сотруднику - что нужно сделать перед тем, как отправиться на отдых. Он может включать в себя разные пункты. например, настроить автоответчик на почту или делегировать незавершенные дела.
  • Избежать нестыковок
    Будни кадровиков редко обходятся без сюрпризов. Часто даже составленный заранее график отпусков от них не страхует. Например, сотрудник внезапно может отказаться от запланированного отдыха или - случайно или умышленно - не включить в него выходные.
    Последний сценарий довольно распространен: сотрудники оформляют длительный отпуск, но не включают выходные, чтобы не тратить дни. Для руководителей такие ситуации нежелательны, но отслеживать вручную их сложно, особенно в большой компании. В Битрикс24 можно установить защиту: система автоматически добавит выходные дни к отпуску.

3. Битрикс24 подстроится под любой бизнес

Часто системы автоматизации не приживаются в компаниях, потому что не отвечают реальным запросам. Одних функций не хватает, и приходится все равно что-то доделывать вручную. Другие фичи, наоборот, излишни и только усложняют пользовательский опыт.

Битрикс24 позволяет настроить любую логику. Например, автоматически публиковать информацию об отсутствии сотрудников в новостную ленту или запустить цепочку уведомлений о начислении отпускных для бухгалтера.

Любые модули можно подключать и отключать по запросу. В результате компании получают программное обеспечение, которое закрывает все потребности. Решения на основе Битрикс24 гораздо бюджетнее заказной разработки, а любые изменения вносятся быстро — буквально за пару дней подключаются новые функции.

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Хотите оптимизировать процесс планирования отпусков? Звоните! Наши специалисты помогут отладить систему и настроить автоматизацию.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@dizlab.com

Константин Башкатов
Генеральный директор
Digital-интегратор Dizlab