Как мониторить работу сотрудников на удаленке

Рассказываем, как оценить эффективность команды вне офиса с Битрикс24.

Как мониторить работу сотрудников на удаленке

Рассказываем, как оценить эффективность команды вне офиса с Битрикс24.

Дистанционный формат работы становится все популярнее, сегодня удаленкой вряд ли кого-то можно удивить. И хотя этот тренд появился в отдельных сферах еще 7-8 лет назад, пандемия ускорила его распространение. Многим компаниям пришлось перевести и рабочие процессы, и сотрудников в онлайн.

Понятно, что более консервативным руководителям было достаточно сложно адаптироваться к новому формату работы. Кто-то не смог этого сделать до сих пор, ведь переход сотрудников на удаленку сопряжен с ощущением потери контроля над рабочими процессами.

Корпоративные системы позволяют оставаться у руля, даже когда команда работает вне офиса. Разберем детально, как вести мониторинг эффективности удаленных сотрудников и какие для этого есть инструменты в Битрикс24.

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

Содержание

1. Зачем руководителю контролировать сотрудников-удаленщиков.
2. Какие показатели можно отслеживать.
3. Как выстроить эффективную систему мониторинга.
4. Как еще можно следить за качеством работы сотрудников на удаленке.
5. Почему мониторинг удаленных сотрудников - это нормально.

22 приёма повышения конверсии отдела продаж - скачать

1. Зачем руководителю контролировать сотрудников-удаленщиков

С одной стороны, в офисе недобросовестный и безответственный сотрудник, как и дома, может просто просиживать штаны. С другой, опасения руководителей о том, что дома сотрудника может многое отвлекать от рабочих задач, вполне оправдано. Согласитесь, все мы на удаленке сталкивались с соблазном посмотреть в рабочее время любимый сериал, заняться домашними делами или просто отвлекались на общение с домочадцами.

Чтобы работа велась эффективно, независимо от того, находится сотрудник в офисе или дома, важно наладить систему мониторинга. Она поможет руководителю:

оценить продуктивность и уровень нагрузки каждого члена команды;
оптимизировать рабочие процессы и грамотно распределить задачи между сотрудниками;
отследить нарушения, опоздания, срывы сроков, невыполнение обязанностей.

К счастью, есть множество инструментов, которые упрощают контроль. Причем, отслеживать эффективность работы можно разными способами - в зависимости от специфики бизнеса, стоящих перед сотрудником задач и стиля управления в компании.

2. Какие показатели можно отслеживать

Рассмотрим основные показатели, по которым можно вести мониторинг эффективности, и сопоставим их с целями, которые компания ставит перед сотрудником.

Учет рабочего времени
Самая простая и очевидная метрика, которую многие внедряли даже в оффлайне: сотрудник в специальной системе указывал, что приступил к работе, а вечером фиксировал окончание рабочего дня.
Да, кажется, что это действенный вариант, однако на практике это, скорее, иллюзия контроля над ситуацией. Как мы и говорили ранее – и дома, и в офисе можно заниматься личными делами в рабочие часы, и отследить это таким способом просто невозможно.

Метрики по конкретным показателям
Чтобы получать от мониторинга эффективности работы сотрудников более прозрачные результаты, стоит отслеживать и другие характеристики, помимо количества рабочих часов. Здесь на помощь приходит CRM-система, которая, безусловно, имеет гораздо более широкий функционал и дает руководству больше возможностей для мониторинга. Например, можно отслеживать объем разговорного трафика менеджера по продажам, количество заявок и их статус (были ли они обработаны, какого они качества).

Выполнение самостоятельно составленного плана
Системы трекинга эффективности сотрудников позволяют последним самим задавать цели и KPI. Руководитель, в свою очередь, сможет просматривать отчеты и делать выводы о продуктивности работника.

У нас был кейс, связанный с этой метрикой. Сотрудница компании попросила выделить для нее один день, когда она могла бы работать из дома, аргументируя это тем, что все необходимое для выполнения рабочих задач у нее есть, и она не будет тратить время на дорогу в офис. Задачи в CRM она ставила себе самостоятельно, и отчет об активности (в данном случае речь шла о звонках) можно было посмотреть и проанализировать. Через несколько недель стало ясно, что именно в те дни, когда сотрудница не присутствовала в офисе, статистика по звонкам была значительно ниже, а значит удаленный формат работы не подходил для нее либо не подходил для поставленных целей. В нашем случае, к сожалению, проблема была именно в сотруднице, поэтому нам пришлось с ней попрощаться.

Дедлайны
Это, пожалуй, одна из самых распространенных метрик. Часто бывает так, что оценить работу сотрудника в часах довольно сложно (или не очень показательно, как в рассматриваемом выше случае). Тогда KPI могут привязываться к срокам выполнения конкретных задач, причем можно настроить систему так, чтобы работник сам не мог передвинуть срок. По результатам руководитель сможет не только понять, насколько хорошо сотрудник справляется со своей работой, но также проанализировать - сколько времени занимает тот или иной вид деятельности, стоит ли сроки продлевать, чтобы делать все качественно, или, наоборот, закладывать меньше времени на выполнение задачи. Если дедлайны регулярно срываются, то дело может быть в одной из трех причин: работник не справляется, сроки изначально выставлены не реалистично, сотрудник перестал фиксировать в системе результаты своей работы.

По этой метрике можно посчитать коэффициент эффективности. В дальнейшем можно настраивать такой показатель, как количество часов, потраченное на задачу, чтобы понимать, укладывается ли сотрудник.

Запись и скриншоты экрана
Довольно спорная метрика по многим причинам. Во-первых, моральный аспект: сотрудник может испытывать дополнительный стресс, работать с ощущением, что босс всегда стоит над душой. Во-вторых, мы все – не роботы, и не можем на протяжении всех рабочих часов выполнять исключительно профессиональные задачи. В разумных пределах использование мессенджеров, соцсетей, новостных сайтов и т.д. не только не снижает качества работы, но и помогает мозгу на время отвлечься, чтобы через пару минут вернуться к выполнению задач со свежим взглядом. А самое главное, в некоторых случаях запись экрана может быть нарушением закона о приватности и защите персональных данных. Так что, такой способ контроля сотрудников, пожалуй, можно назвать не очень эффективным.

3. Как выстроить эффективную систему мониторинга

Вот несколько советов, которые помогут сделать контроль эффективности удобным и прозрачным - как для руководителя, так и для сотрудников.

Настройте автоматизацию

В CRM-системе есть возможность настроить автоматизацию, которая значительно упростит процесс сбора информации и учета KPI. Чтобы сотрудники не забывали в конце рабочего дня заполнять отчеты, можно настроить уведомления с напоминанием. Тут же можно подгрузить календарь и заметки, чтобы работник мог быстро сориентироваться по текущему положению дел. Это экономит время, которое можно потратить на завершение рабочих задач, и страхует от того, что сотрудник просто забудет написать отчет.
Хороший пример: чат-бот Марта от Битрикс24, который выступает практически в качестве личного ассистента, напоминая о задачах, сроках и ближайших событиях из календаря.

Обеспечьте регулярность заполнения данных в CRM

Руководителю необходимо следить, особенно на первых порах, чтобы сотрудники делали это постоянно: раз в день/неделю - в зависимости от установленных норм. Часто встречаются ситуации, когда в отделе приняли решение заполнять ежедневные отчеты, а через пару недель работники начали по разным причинам забывать про это. Можно почти с полной уверенностью сказать, что план по внедрению учета эффективности сотрудников в этом отделе провалился: со временем отчеты перестанут заполняться вовсе.

Привяжите KPI не к делам, а к результату

Чтобы избежать различных ухищрений по обходу системы со стороны сотрудников, KPI лучше привязывать к результатам работы, в идеале - финансовым. Например, количество звонков может и не быть показательным критерием эффективности (ведь качество этих звонков остается под вопросом). Другое дело – встречи: холодного клиента вывести на этот этап практически невозможно, а прогретого – вполне. Еще лучше, когда есть возможность привязать KPI сотрудника к чекам – так эффективность его работы становится еще прозрачнее.

4. Как еще можно следить за качеством работы сотрудников на удаленке

Конечно же, ограничиваться только возможностями систем для удаленного мониторинга сотрудников не стоит. Комплексный, а значит и более результативный, подход может включать:

утренние планерки в формате видеоконференций. Видео-формат становится некой гарантией того, что человек уже точно проснулся и готов активно работать;

созвоны в течение дня. Если сотрудник знает, что руководитель может набрать его номер в любой момент рабочего времени, с меньшей вероятностью он будет отвлекаться от своих рабочих задач;

рабочие чаты. Конечно, это чуть менее эффективный инструмент, однако, если сотрудник знает, что оперативно может понадобиться его помощь кому-то из коллег, за обсуждениями рабочих вопросов в чате он будет следить внимательнее.

5. Почему контролировать удаленных сотрудников – это нормально

Введение мониторинга может вызвать у ваших сотрудников дискомфорт и даже протест, особенно поначалу. Но если вы хотите, чтобы компания развивалась, сделать это необходимо.

Грамотный мониторинг позволит подсветить слабые и сильные стороны ваших сотрудников, четче понимать рабочие процессы и их эффективность, видеть точки роста. В результате, вы будете управлять процессами не на ощупь, а с опорой на реальные показатели, и вовремя вносить нужные коррективы.

Наши кейсы

Все кейсы

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Боитесь, что с уходом сотрудников на удаленку пострадает их эффективность? Обращайтесь, мы поможем подобрать оптимальную систему контроля.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

Зачем руководителю контролировать сотрудников-удаленщиков
Какие показатели можно отслеживать
Как выстроить эффективную систему мониторинга
Как еще можно следить за качеством работы сотрудников на удаленке
Почему контролировать удаленных сотрудников - это нормально