Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, пользовательских данных в целях функционирования сайта. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.
OK

Кейс: Битрикс24 в коробке для “Сбер фонды недвижимости”

Настраиваем модуль задач под специфику бизнеса.

Доработали модуль задач в логике заказчика и докрутили функционал Корпоративного портала Битрикс24, чтобы задачи создавались автоматически из писем в рабочей почте и перераспределялись между сотрудниками с помощью бота.
Мы создали удобный интерфейс, который позволяет компании работать в Битрикс24 с трехуровневой структурой задач и получать аналитику по каждому блоку в отдельности. А еще доработали функционал, чтобы задачи ставились автоматически прямо из рабочей почты и распределялись между сотрудниками в зависимости от их нагрузки - с помощью сотрудника-бота.

В базовой версии Корпоративный портал Битрикс24 заработал в компании уже через неделю, а с остальным мы управились за полтора месяца - без единого сбоя в работе действующего портала. Разберем все нюансы подробнее.
Бизнес-аналитик компании Dizlab
Анна Семенец
Контент-маркетолог
Digital-интегратор Dizlab

Содержание

1. Заказчик

УК “Сбер фонды недвижимости” (ныне - УК “Современные фонды недвижимости”) основана в 2020 году. Компания занимается коллективными вложениями в коммерческую недвижимость: создает и управляет закрытыми паевыми инвестиционными фондами (ЗПИФ), которые вкладывают деньги в торгово-развлекательные и офисные центры, склады и логистические комплексы.

2. Запрос

Компания обратилась к нам в августе 2021 года. Им нужен был корпоративный портал на 100 сотрудников, способный гибко подстроиться под специфику бизнеса.

Из обязательных требований к системе:

  • Отечественное ПО
  • Установка на собственный сервер
  • Открытый исходный код
  • Наличие “движка” бизнес-процессов
  • Интеграция с OutLook
  • Гибкий редактор ролевой модели доступа к сущностям системы

Кроме этого УК “Сбер фонды недвижимости” важно было иметь удобный интерфейс для работы с задачами, который отвечал бы всем особенностям компании:

  • Гибкая настройка группировки задач
  • Автоматизация распределения задач между сотрудниками
  • Возможность автоматически создавать задачи при получении письма в OutLook по шаблонным полям
  • Микро-чаты с привязкой к конкретной задаче
  • Настройка управления правами на постановку и просмотр задач
  • Формирование управленческого среза по каждому блоку задач в режиме онлайн

Мы предложили “коробку” Битрикс24 на 100 пользователей, которая закрывала обязательную часть требований заказчика. Остальное решалось доработкой и настройкой функционала. Эту работу мы тоже взяли на себя.

3. Модуль задач

УК “Сбер фонды недвижимости” важно было настроить Корпоративный портал Битрикс24 под свою специфику: создать уникальную структуру модуля задач, добавить автоматизацию постановки и распределения поручений между сотрудниками. Эту работу мы разбили на три больших блока. Дальше расскажем о каждом из них.
Уникальная структура

В управлении УК “Сбер фонды недвижимости” находится несколько инвестиционных фондов. В каждом из этих фондов есть какое-то количество проектов, а в каждом проекте - какое-то количество объектов.

Каждый объект может относиться только к одному проекту, а каждый проект - только к одному фонду

Чтобы заказчику было удобно работать в Битрикс24 с трехуровневой структурой задач, мы настроили особую логику этого модуля, которая позволяет привязать задачу к любому из блоков.

Привязка задачи к одному из блоков обязательна, это требование задано технически

При постановке задач соблюдается предустановленная иерархия: задача, привязанная к конкретному объекту, автоматически привязывается к соответствующему проекту и фонду.

Задачу можно прикрепить к любой части трехуровневой структуры и при этом автоматически создать привязку ко всем остальным, стоящим выше в иерархии

К обновленному модулю задач мы доработали блок отчетности. Он позволяет видеть всю структуру целиком или отдельные ее блоки. Руководитель может посмотреть аналитику по конкретному объекту, проекту или по всему фонду.

В отчет по работе фонда попадут все задачи, привязанные напрямую к фонду, а также к проектам и объектам в его составе. Отчет по проекту покажет только связку: проект + все объекты, которые к нему относятся.
Диспетчеризация

Обычно в Битрикс24 задачи ставятся адресно - конкретному исполнителю. Но это не всегда оптимальный сценарий. Особенно когда в компании работает 100 человек.

Во-первых, сотрудники из одного отдела могут просто не знать, кто работает в другом и кому там ставить задачу. Да им и не важно, кто именно возьмется - главное, чтобы все было сделано хорошо и вовремя.

Во-вторых, когда сотрудников в отделе много, и все они работают на равных, нагрузку могут распределять только они сами. Или руководитель - в ручном режиме, но это хлопотно, когда задач много.

Чтобы сделать диспетчеризацию задач удобной и сократить рутину, часть процесса мы автоматизировали. Если задача падает на весь отдел, а не на конкретного сотрудника, ее получает бот. Он распределяет задачи по двум сценариям - в зависимости от специфики работы отдела.

  • Сценарий первый
Бот уведомляет всех сотрудников, которые находятся на рабочем месте, что поступило новое поручение. Кто первый заходит в задачу и нажимает кнопку “Нравится”, которую мы в этом случае переименовали во “Взять в работу”, тот автоматически становится ответственным.
Если в течение получаса задачу никто не взял, бот привлекает руководителя отдела, чтобы тот проконтролировал.

  • Сценарий второй
Бот смотрит на количество задач у каждого сотрудника отдела и кидает новую тому, кто свободнее.

Таким образом мы упростили процесс постановки задач между разными отделами. Если постановщику не важно, кто именно будет заниматься задачей, он просто кидает ее боту, а тот уже сам определяет исполнителя.
При этом адресная постановка задач никуда не делась: если важно, чтобы поручение выполнил конкретный сотрудник, можно просто создать задачу и назначить его исполнителем.
Автоматизация

У кого-то из сотрудников по разным причинам вообще нет доступа к Корпоративному порталу, кто-то не может подключиться к нему прямо сейчас, а кто-то просто привык решать все вопросы по электронной почте, и на адаптацию требуется время. Чтобы подружить два этих мира - Битрикс24 и электронную почту, мы научили Корпоративный портал компании ставить задачи автоматически - на основе входящих писем.

Чтобы поставить задачу, можно просто отправить письмо на корпоративную почту, в том числе самому себе. В теме письма нужно указать “заголовок задачи / крайний срок”, а в описании - прописать все детали. Если электронный адрес есть в Битрикс24, то на основе этого письма автоматически создается задача, а получатель письма становится ответственным.

Если письмо приходит на общий адрес отдела, задачу на сотрудника распределяет бот - по одному из двух сценариев. Если e-mail адресован конкретному специалисту, задача будет поставлена именно ему.



4. Разработка в тестовом контуре

Через неделю после подписания договора с УК “Сбер фонды недвижимости” мы внедрили Битрикс24 в работу компании. Сотрудники стали подключаться к Корпоративному порталу, чатиться, ставить и выполнять задачи. Нам же нужно было доработать функционал Битрикс24 под запросы заказчика.

Обычно разработка ведется на том же портале, где работают сотрудники, и любой функционал, который реализовали разработчики, но проектная команда еще не приняла, может повлиять на текущую работу сотрудников. Особенно экспериментальные настройки вроде автоматического распределения задач.

Изменения вносятся посреди рабочего процесса и могут нарушить работу Корпоративного портала

Чтобы процесс разработки не приводил к сбоям на боевом портале, мы вынесли его в тестовый контур.

Доработки сначала проходят проверку в тестовой среде, и только потом переносятся на действующий портал

Боевой портал - это та среда, в которой реально работают сотрудники компании. Тестовый контур - это полная копия боевого портала, в которой трудятся разработчики. Они добавляют новый функционал, команда заказчика все проверяет, корректирует, отправляет на доработку. Если замечаний нет, и заказчик принимает работу, программисты переносят новый функционал в боевой портал компании.

«

“Мы не можем просто взять и запилить какие-то изменения посреди рабочего процесса. Любые доработки сначала должны быть протестированы на среде, очень схожей с рабочей. Поэтому мы ежедневно по расписанию реплицировали реальную рабочую среду на тестовую - для разработчиков. Это делалось для того, чтобы мы могли разрабатывать и тестировать функционал на базе тех данных, которые накоплены на боевом портале. Понятно, что где-то в цикле разработки в дневной срок можно было не уложиться. Поэтому в какой-то момент мы могли поставить репликацию на паузу, а потом снова ее запустить. Это хорошая практика при разработке для порталов, уже запущенных в эксплуатацию”.


Константин Башкатов
генеральный директор
Digital-интегратора Dizlab

5. Мобильное приложение в закрытом контуре

Компаниям, которые работают с важной коммерческой информацией, особенно чужой, необходимо обезопасить данные. Поэтому все рабочие процессы у них обычно ведутся в закрытом контуре - в рамках внутренней корпоративной среды. Политика безопасности отсекает доступ к рабочей информации со сторонних IP-адресов. За пределами офиса подключиться к корпоративным ресурсам, в том числе Битрикс24, невозможно: ни по паре логин-пароль, ни как-то еще. Мобильная версия Корпоративного портала в таком случае становится недоступна.

УК “Сбер фонды недвижимости” тоже работает в закрытом контуре, но компании было важно, чтобы сотрудники могли подключаться к Битрикс24 с мобильного. Мы добавили в систему исключения и настроили двухфакторную аутентификацию пользователей через Microsoft Authenticator, чтобы это стало возможным.

В результате, десктоп и веб--версии Корпоративного портала работают только в закрытом контуре - с рабочего компьютера, а вот в мобильное приложение можно войти из любой точки мира. Однако для этого пользователь каждый раз должен сначала получить код авторизации в Microsoft Authenticator.

Основная задача заключалась в том, чтобы дать сотрудникам возможность заходить на Корпоративный портал с мобильного, обеспечив при этом безопасность данных. Мы ее обеспечили. Кому именно давать такой доступ, заказчик мог решить самостоятельно.

6. Результаты и сроки

Договор с заказчиком мы подписали 28 сентября. На запуск Битрикс24 в базовой версии ушла неделя. За это время мы развернули Корпоративный портал на сервере компании, настроили интеграцию с OutLook и обучили сотрудников, как пользоваться базовым функционалом Битрикс24. Настройка модуля задач по запросу заказчика заняла полтора месяца.

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

У вас похожая задача? Свяжитесь с нами для обсуждения решения.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@dizlab.com

Анна Семенец
Контент-маркетолог
Digital-интегратор Dizlab